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Administration & Logistic Assistant (FTA). Cayes, Haiti

Les Cayes, Haiti and 1 more

Job Identification

18793

Locations

• Les Cayes, Haiti
• Port-au-Prince, Haiti

Posting Date

06/11/2024, 12:06 PM

Apply Before

07/07/2024, 11:59 PM

Job Schedule

Full time

Grade

G4

Vacancy Type

Fixed Term

Contract Duration

1 Year with Possibility for extension

Education & Work Experience

Bachelor's Degree

Other Criteria

- A minimum of 5 years of progressively responsible national or international program and/or administrative experience is required.

Required Languages

English, French, Creole

Desired Languages

French

Vacancy Timeline

3 Weeks

Job Category

Administration/Operations/Support

Apply Now

https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_2003/job/18793

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Job Description

La position:

Sous la direction générale de la Représentante Adjointe et du superviseur direct désigné le cas échéant, l'Associé(e) à la Logistique assure l'exécution efficace du Programme de l'UNFPA en Haïti en saisissant et en gérant les données et en soutenant la mise en œuvre du programme conformément aux règles et réglementations de l'UNFPA.

L’Associé(e) à la Logistique travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets du bureau de pays et du siège de l'UNFPA, selon les besoins, pour résoudre les problèmes liés aux besoins logistiques du Programme et échanger des informations en cas de besoin.

Comment vous pouvez faire la différence :

UNFPA est l'agence principale des Nations unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025), réaffirme la pertinence de l'orientation stratégique actuelle de l'UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques sur l'accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d'action menant à 2030. Notre plan stratégique invite les États membres de l'ONU, les organisations et les individus à « mieux construire l'avenir », tout en s'attaquant aux effets négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, à récupérer les gains perdus et à réaliser nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d'un personnel éthique et doté de principes, qui incarne ces normes internationales et qui les défendra avec courage et conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables à fort impact; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans sa manière de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à produire des résultats d'excellence dans le cadre des programmes.

Objectif du poste :

le Programme a besoin de professionnels compétents capables de renforcer l’articulation entre les deux principales sections que sont le Programme et les Opérations dans l’esprit du BOS. Ils serviront de liaison directe entre ces derniers. Le Chargé de la logistique du Programme apportera un soutien aux chargés de programmes, aux partenaires de mise en œuvre et aux opérations pour obtenir des résultats liés à la mise en œuvre globale du programme pays.

Pour réaliser l’objectif qui est la coordination, la mise en œuvre et l’appui au suivi du programme de l'UNFPA, le Chargé de la logistique du Programme ou Associé à la Logistique entretient une collaboration effective avec l'ensemble du personnel du programme et des opérations de UNFPA et de tous les partenaires. Les partenaires externes comprennent les directions départementales, les organisations de la société civile et d'autres parties prenantes concernées.

Vous seriez responsable de :

résumé des fonctions principales :

1. Soutien à la mise en œuvre du plan d'action du programme de pays
2. Soutien à la gestion de la logistique du bureau des Cayes
3. Soutien aux collègues du Procurement dans le cadre d’achats spécifiques
4. Soutien aux activités logistiques des partenaires de l’UNFPA Haïti.

Soutien logistique à l'unité de Programme :

Fournir un soutien logistique à l'unité de Programme en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Fournir un soutien logistique complet pour la planification, l'obtention et la mise en œuvre des dispositions nécessaires pour les activités et les événements liés au Programme. Ces services comprennent la location de locaux, l'achat ou la location du matériel et des fournitures nécessaires, l'organisation de services d'interprétation simultanée pour soutenir ces événements, l'hébergement et le transport en temps voulu des participants aux événements, etc.
• Travailler en étroite collaboration avec les Assistants Logistiques/Administratifs du projet.
• Faciliter la supervision de la gestion des intrants sous la responsabilité de l’UNFPA et destinés aux partenaires d'exécution.
• Contrôler les systèmes de gestion de stock l'UNFPA (Shipment Tracker, LMA).
• Veiller à ce que les appels d'offres pour l'achat d'équipements et de fournitures répondant aux besoins du Programme de pays et des activités des projets soient réalisés de manière adéquate et dans le respect des délais. Cela inclut la préparation appropriée et en temps voulu de la documentation essentielle requis par les procédures. 
• Fournir un soutien et une assistance complets pour l'achat d'équipements et de fournitures pour les projets, ainsi que pour d'autres besoins opérationnels et administratifs du bureau de pays.
• Aider à la tenue des registres du matériel et du mobilier de bureau durables, refléter en temps utile les nouvelles entrées dans les fiches d'inventaire et prendre des dispositions pour l'élimination des stocks.
• Tenir des registres appropriés de l'équipement des projets, traiter les modifications appropriées des registres d'inventaire des projets concernant l'équipement et les fournitures durables, entretenir l'équipement de bureau en veillant à ce qu'il soit réparé en temps utile lorsque c'est nécessaire.
• Fournir des conseils en matière de procédures et conduire une formation pour le personnel des projets exécutés par le gouvernement concernant leurs responsabilités en matière de gestion des stocks, la préparation des rapports d'inventaire nécessaires et la bonne tenue des registres des véhicules conformément aux règles et règlements en vigueur.

Assurer des tâches logistiques au niveau des Opérations du bureau

• Fournir un soutien et une assistance complet pour l'achat d'équipements et de fournitures pour les projets, ainsi que pour d'autres besoins opérationnels et administratifs du bureau de pays.
• Appuyer le processus d’approvisionnement des véhicules en carburant.
• Préparer le rapport d’utilisation du carburant à la demande des Opération du Siège de l’UNFPA.
• Préparer le calendrier de maintenance des véhicules sous sa supervision et s’assurer que les dates d’entretien des véhicules soient respectées.
• Assurer la prise en charges des déplacements officiels des employés du bureau de l’UNFPA Haïti lors des missions locales et internationales.

S'acquitter de toute autre tâche pouvant être exigée par la direction de l'UNFPA. 

Qualifications et expérience

Formation:

Diplôme universitaire dans les Sciences Sociale, Administration Publique, Gestion des Affaires, ou domaines connexes

 Connaissances et Expérience

• Au moins 5 années d'expérience en matière de programmes et/ou d'administration, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, sont requises au niveau national ou international. Une expérience professionnelle avec l'ONU serait un atoutExpérience professionnelle dans la gestion de programme et la gestion administrative 
• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.

Langues:

La maîtrise de français est requise. Connaissance pratique de l'anglais. D'autres langues officielles des Nations unies, de préférence L'espagnol ,et le portugais, sont souhaitables.

Required Competencies: 

Valeurs :

• Faire preuve d'intégrité,
• Faire preuve d'engagement envers l'UNFPA et le système des Nations unies,
• Accepter la diversité culturelle,
• Accepter le changement

Compétences essentielles :

• Obtenir des résultats,
• Être responsable,
• Développer et appliquer l'expertise professionnelle/le sens des affaires,
• Penser de manière analytique et stratégique,
• Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations
• Communiquer pour avoir un impact 
   

Compétences fonctionnelles :

• Partage des connaissances et de l'expérience
• Travailler activement à l'apprentissage personnel continu, agir sur le plan d'apprentissage et appliquer les compétences nouvellement acquises.
• Capacité à effectuer une variété de tâches spécialisées liées à la gestion des résultats, y compris le soutien à la conception, à la planification et à la mise en œuvre du programme, la gestion des données et l'établissement de rapports.
• Capacité à contribuer à la réorganisation des processus d'entreprise, à la mise en œuvre de nouveaux systèmes, y compris de nouveaux systèmes basés sur les technologies de l'information.
• Se concentre sur le résultat pour le client et réagit positivement au retour d'information
• Aborde le travail avec énergie et une attitude positive et constructive
• Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression
• Fait preuve d'ouverture au changement et de capacité à gérer les complexités

Rémunération et avantages :

Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant un salaire net compétitif ainsi qu'une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant.

Environnement de travail de l'UNFPA :

L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur du personnel de l'UNFPA. - cliquer here pour en savoir plus.

Clause de non-responsabilité :

La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications des antécédents et des références, à un examen médical, à la délivrance d'un visa et à d'autres exigences administratives.

L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations relatives aux comptes bancaires des candidats.

Les candidats à des postes de la catégorie professionnelle internationale et des catégories supérieures qui ont le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité peuvent être tenus de renoncer à ce statut au moment de leur nomination.

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